Política de tratamiento de datos

INTERFLOOR COLOMBIA SAS actuará como responsable, para la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, actualización, circulación, supresión, transferencia, transmisión y, en general, cualquier operación o conjunto de operaciones en y sobre sus Datos Personales, entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a usted como Titular.  

1. OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios para el tratamiento de datos personales de empleados, clientes, consumidores, aliados, proveedores y demás contrapartes de Interfloor Colombia S.A.S.

Esta política aplica para todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por Interfloor Colombia S.A.S., incluyendo aquellas desarrolladas bajo sus marcas comerciales, como D’floor.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Interfloor Colombia S.A.S. es titular de marcas comerciales   como D’floor, entre otras, y actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de cualquiera de sus canales de atención, sitios web o marcas asociadas.

• ‍Razón social: Interfloor Colombia S.A.S‍
• Dirección: CIEM OIKOS OCCIDENTE Km 2.5 Autopista Medellín Vía Parcelas Cota 900 Mts, Bodega L-184‍
• Correo: datos@interfloorcolombia.com

3. MARCO LEGAL

Interfloor Colombia S.A.S. deberá cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas aplicables sobre protección de datos personales, así como con cualquier otra norma que las modifique, adicione o complemente.

4. DEFINICIONES

4.1.  Autorización 

Significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser : escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

Autorizado:  Significa todas las personas que, bajo responsabilidad de las Compañías o sus Encargados pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular. 

4.2.  Aviso de privacidad

Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4.3.  Base de datos

Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.

4.4.  Dato personal 

Significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.  

4.5. Dato personal privado

Significa el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 

4.6.  Dato personal público

Significa el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  

4.7.  Datos sensibles

Significa el Dato Personal que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad).  

4.8.  Derecho de Habeas Data

Significa el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.  

4.9.  Encargado del Tratamiento

Significa la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.  

4.10.  Titular

Significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

4.11.  Tratamientos

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

5. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de Datos Personales se realizará con base en los siguientes principios:

• Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Interfloor Colombia SAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 Interfloor Colombia S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual con Interfloor Colombia SAS respecto de los productos o servicios ofrecidos por Interfloor, que haya o no, adquirido el Titular de Datos Personales o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con Interfloor, así como dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes o requerimientos de autoridades judiciales o administrativos competentes.
• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes.
• Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular de Datos Personales se encuentre almacenada en cualquier base de datos comercial, de servicios o de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, que permita establecer de manera integral e histórica, el comportamiento del Titular de Datos Personales ya sea como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, así como listas y bases de datos nacionales e internacionales para la prevención de actividades ilícitas como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) ,WhatsApp o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario, adelantados por INTERFLOOR COLOMBIA S.A.S y/o por terceras personas.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en sus bases de datos.
• Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
• Notificar pedidos, despachos o eventos conexos a los productos o servicios que compre o se contrate en la Compañía
• Respecto de los Datos Personales de empleados o aspirantes a ser empleados de Interfloor Colombia SAS. Serán tratados para: 1. Dar cumplimiento a las normas aplicables; 2. Cumplir las órdenes o requerimientos de las autoridades; 3. Desarrollar políticas laborales, organizacionales, comerciales y de mercadeo. 4. Gestión de procesos internos como por ejemplo: Investigaciones, procesos disciplinarios y gestión de relaciones sindicales.

7. DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 El Titular de los Datos personales, tiene derecho a:  

1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.  Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con la ley.
3. Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley vigente  y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Responder, facultativamente, las preguntas que versen sobre Datos Personales Sensibles o de menores de edad. Por tratarse de Datos Personales Sensibles el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
8. Cancelar el envío de datos a terceros anunciadores y operadores de plataformas.​

8.  DEBERES DE INTERFLOOR COLOMBIA S.A.S​

1. Respecto del Titular del dato:
   
   1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos señalados en el numeral 7 de la presente Política.
   2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular.
   3. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
   4. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
   5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
2. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
   
   1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
   2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   3. Actualizar la información cuando sea necesario.
   4. Rectificar los Datos Personales cuando sea procedente.
3. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
   
   1. Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares.
   2. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.  ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es el Oficial de Protección de Datos Personales, a través de los correos electrónicos datos@interfloorcolombia.com - recursoshumanos@interfloorcolombia.com

CANAL DE CONTACTO PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE CONSULTA O

RECLAMO:

Los Titulares de Datos Personales podrán ejercer su derecho a presentar solicitudes de consulta o reclamo, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales, revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de los mismos, así como presentar cualquier otro reclamo y/o petición cuando consideren que se está presentando alguna vulneración frente al régimen general de protección de datos personales de acuerdo con la ley y los lineamientos consignados en esta Política, a través de los correo electrónicos datos@interfloorcolombia.com recursoshumanos@interfloorcolombia.com.

9.1. Consulta

Los Titulares de los Datos Personales podrán, en cualquier momento, acceder a la información personal registrada en las bases de datos de Interfloor Colombia S.A.S. Asimismo, podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de dichos datos.

Término para la atención de la consulta:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Reclamos

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la corrección, actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos, la revocatoria de la Autorización de acuerdo con la normatividad vigente, así como cualquier otro reclamo cuando consideren que se está presentando alguna vulneración frente al régimen general de protección de datos personales.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la siguiente información:

• Identificación del Titular o sus causahabientes o representantes, según corresponda.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Indicar si se trata de una solicitud de corrección, actualización, rectificación o de supresión total o parcial de datos, la revocatoria de la Autorización, así como cualquier otro reclamo cuando se considere que se está presentando alguna vulneración frente al régimen general de protección de datos personales.
• La dirección para notificaciones.
• Cualquier otro documento que se quiera hacer valer.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular de los Datos Personales o causahabiente sólo podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento.

Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el Responsable del Tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.

Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el encargado de la Protección de Datos Personales procederá a revisar si esta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que el reclamo resulte incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo.

Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. ENTRADA EN VIGOR DE ESTA POLÍTICA Y MODIFICACIONES

La presente política aplica desde la fecha de publicación.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Interfloor Colombia S.A.S. Cualquier cambio sustancial de esta política se comunicará de forma oportuna a los Titulares de Datos Personales a través del sitio web www.interfloor.com.co.